Sveiflukennt tíðarfar er eitt af helstu einkennum íslenskrar ferðaþjónustu, ef horft er á rekstrarþáttinn einan og sér. Það krefst mikillar útsjónarsemi og aðhalds að geta aðlagað reksturinn eftir því. 

Á uppgangsárum ferðaþjónustunnar (2012-2016) einkenndist tíðarfarið af mjög svo hagstæðu rekstrarumhverfi sem birtist okkur í mjög svo góðum skilyrðum á kostnaðarhliðinni sem og á tekjuhliðinni fyrir hótel og gististaði. Helstu þættir voru:

  • Veikt gengi íslensku krónunnar
  • Stöðnun í launatengdum gjöldum í kjölfar fjármálakreppu
  • Umframeftirspurn á ferðaþjónustu (framboðsskortur)
  • Mikil umfjöllun um Ísland (Eyjafjallajökull, Fjármálakreppan, Veikt gengi krónunnar)
  • Hagstæður virðisaukaskattur á tekjum (7%) 
  • Hagstæður gistináttaskattur (100 kr per bókaða nótt)
  • Lágt fasteigna- og leiguverð

Eftir að hátindi ferðaþjónustunnar var náð árið 2016 má segja að hver einasti ofangreindur þáttur hafi versnað og sumir þættir versnað til muna. Það er ekki eins og versnandi rekstrarskilyrði séu nóg heldur hefur hvert áfallið á fætur öðru dunið á greininni. Þeir þættir sem teljast til versnandi rekstrarskilyrða fyrir hótel og gististaði eru m.a:

  • Sterkt gengi krónunnar
  • Gríðarleg hækkun í launatengdum gjöldum
  • Offramboð í ferðaþjónustu (allir hoppuðu á sama vagninn)
  • Neikvæð umfjöllun um Ísland (dýrasta land í heimi, þreyta í þjónustu)
  • Hækkun á virðisaukaskatti á tekjum (11%)  
  • Hærri gistináttaskattur (300 kr per bókaða nótt)
  • Hærra fasteigna- og leiguverð

Svo koma áföllin:

  • Gjaldþrot Wow air
  • Stöðvun á Boeing Max vélum
  • Koronavírus

Þrátt fyrir ofangreind áföll og töluvert verra rekstrarumhverfi eru langtímahorfur ferðaþjónustunnar jákvæðar. Ísland er og verður ávallt spennandi áfangastaður. Fjölbreytt og falleg náttúran á alltaf eftir að laða að sér ferðamenn. Gengi íslensku krónunnar hefur lækkað um meira en 30% síðan fyrir 3 árum (mars 2017) sem gerir Ísland að fýsilegri kost fyrir erlenda ferðamenn og útlit er fyrir að framboðsaukning á hótel og gistirýmum síðustu ára sé búin að ná hátindi sínum. Kyrrsettar Boeing vélarnar munu á endanum fara aftur í loftið sem gefur Icelandair og öðrum flugfélögum tækifæri á að auka á ný flugframboð og ný flugfélög gætu bæst í hópinn (t.d. Nýja Wow eða Play). Svo er bara að vona að yfirstandandi kórónufaraldur gangi hratt yfir og sem fæstir fari illa út úr honum heilsufarslega. Útlit er fyrir bjarta tíma þegar þetta gengur yfir – við skulum öll halda í þá von og trú.

En nú sem aldrei fyrr er gríðarlega mikilvægt fyrir rekstraraðila hótela og gististaða að halda óþarfa kostnaði í lágmarki eins og kostur er á. Núna er tíminn til þess að taka til og endurskipuleggja reksturinn. Hér eru 10 ráð til að lágmarka kostnað í daglegum rekstri gististaða:

1. Hótelkerfi sem hentar þínum rekstri

Gott hótelkerfi er grunnforsenda fyrir sérhverjum rekstri hótela og gististaða óháð stærð. Gott hótelkerfi stuðlar að meiri sjálfvirkni, hámarkar tekjuflæði og eykur allt utanumhald í rekstri. Áskriftarkostnaður af hótelkerfum er sáralítill í stóra samhenginu en er þegar öllu er á botninn hvolft besta fjárfestingin. Mikilvægt er að góð og aðgengileg þjónusta fylgi kerfinu og að kerfið uppfylli allar kröfur rekstrar hótelsins.

2. Samþætting grunnkerfa í rekstri

Gott hótelkerfi þarf að geta “talað” við önnur kerfi í daglegum rekstri gististaðarins og má þar helst nefna bókhaldskerfi, greiðsluhirða, ferðaskrifstofur, sölusíður, ræstikerfi, aðgangskerfi og verðstýringakerfi. Gangtu úr skugga um að hótelkerfið sem þú velur sé með þær tengingar sem þú þarft því það mun skila sér í aukinni sjálfvirkni, minni handavinnu og lækkun á rekstrarkostnaði.

3. Aðgangskerfi og móttökuferlar (check-in) með lágmarksstöðugildum

Með vel ígrunduðu aðgangs- og móttökuferli (check-in) er hægt að lækka rekstrarkostnað til muna. Staðreyndin er sú að einungis allra stærstu hótelin hafa rekstrarlegt bolmagn í að taka á móti sérhverjum gesti með tilheyrandi starfsmannafjölda. Í dag er hægt að gera móttökuferla sjálfvirka að öllu leyti eða hluta til sem lækkar rekstrarkostnað töluvert.

4. Breytilegur kostnaður í stað fasts kostnaðar

Það getur verið góð ákvörðun að taka stóra fasta kostnaðarliði úr rekstrinum og færa yfir í breytilegan kostnað sem stýrist af fjölda gesta og bókana. Það þýðir að á tímum sem þessum þegar heimurinn er nánast í ferðabanni verður sá kostnaður hverfandi. Sem dæmi er hægt að úthýsa þrifum og greiða fast verð per herbergjaþrif / íbúðarþrif. Einnig er hægt að nýta sér hinar ýmsu rekstrarþjónustur (smbr 10.) sem eru á breytilegu verði. Til að mynda í stað þess að vera með vaktir allan sólarhringinn (móttaka og næturvakt) er hægt að úthýsa síma og vefpóst samskiptum á ákveðnum tímum sólarhrings þar sem kostnaður getur verið breytilegur eftir fjölda gesta/bókana. Í sveiflukenndri ferðaþjónustu er þetta oft það sem skilur að arðbæran rekstur frá íþyngjandi rekstri.

5. Fjöldi stöðugilda í takt við stærð rekstrar

Það er ljóst að gríðarlegar hækkanir á launaliðnum síðustu árin hafa haft neikvæð áhrif á rekstur hótela og þannig hefur fjöldi stöðugilda í hótel og gistirekstri reynst mörgum dragbítur þar sem að launakostnaður er í sumum tilvikum að teygja sig langt yfir eðlilegt hlutfall af veltu. Mikilvægt er að rýna vel í hvort forsendur séu í raun fyrir ákveðnum stöðugildum og hvort og hvernig hægt er að nýta sér úthýsingu og rekstrarþjónustur til að brúa þau bil. Sem dæmi eru oft á tíðum minni og meðalstór hótel með næturvakt og starfsmenn í móttöku allan daginn án þess að rekstrartekjur hafi bolmagn til að bera þann kostnað.

6. Samvinna leigusala og leigutaka

Ef að verstu spár ganga eftir og á næstu vikum verða fáir sem engir ferðamenn á landinu er ljóst að forsendur greiðslugetu hótela og gististaða, sem eru í leiguhúsnæði, eru orðnar mjög slæmar. Að sama skapi eru tækifæri leigusala að finna aðra leigjendur mjög svo takmarkaðar. Mikilvægt er því að samtal eigi sér stað og samvinna eigi sér stað við að komast í gegnum næstu 2-3 mánuði a.m.k. Það er klárlega hagur leigusalans að leigjandinn fari ekki í þrot og hjálpartæki eins og afsláttur á leigu eða greiðslufrestur er báðum aðilum til góðs.

7. Samvinna launveitanda og launþega

Það er ljóst að erfitt getur reynst launveitanda að standa undir hefðbundnum launakostnaði ef að tekjuskerðing er mikil eins og staðan er í dag. Þar sem flestir angar hagkerfisins munu þjást á komandi vikum og mánuðum verður lítið um ný störf í boði fyrir launþega. Því er nær að finna samleið s.s. launþega og launveitenda með tímabundinni skerðingu á starfshlutfalli eða launum. Það er hagur beggja að komast yfir hjallann og vinna að sameiginlegu markmiði.

8. Samvinna með lánastofnunum

Lánastofnanir sjá lítinn ávinning í því að gjaldfella lán og draga á veð í núverandi ástandi. Því er um að gera að ræða saman varðandi mögulega frestun á afborgunum eða lánveitingu til skemmri tíma. Það borgar sig að ræða málin áður en í óefni stefnir og vinna að sameiginlegri lausn.

9. Aðgerðir ríkisstjórnar og sveitafélaga

Ljóst er að ýmsar aðgerðir og stuðningur mun eiga sér stað frá yfirvöldum enda er það engum til góðs ef að fyrirtæki hætta starfsemi með tilheyrandi aukningu á atvinnuleysi. Í því ástandi tapa allir. Rekstraraðilar þurfa að fylgjast náið með hvaða aðgerðir eru í boði fyrir þá og nýta sér það sem er í boði til að brúa bilið. Aðgerðir eins og frestun á staðgreiðslu skatta, þátttaka í starfsmannakostnaði o.fl. getur skipt sköpum næstu vikurnar.

10. Rekstrarþjónustur

Að nýta sér rekstrarþjónustur getur verið góð lausn til þess að lækka rekstrarkostnað á ákveðnum þáttum sem og að fá sérfræðiaðstoð á ákveðnum sviðum sem skilar sér oftast í aukinni hagræðingu og tekjuaukningu. Rekstrarþjónustur geta leyst allt frá vefpóst- og símasvörun, innheimtu og bókhaldsvinnu yfir í flókna verðstýringu og bestun á söludreifingu.